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Stellenausschreibungen der Ingenieurkammer Sachsen

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit gesucht. Arbeitsort ist Dresden.

Die Ingenieurkammer Sachsen vertritt als gesetzlich legitimierte Berufsstandsvertretung die Interessen der sächsischen Ingenieure aller Fachrichtungen gegenüber Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit. In Ihrem Tätigkeitsbereich sind Sie direkt dem Geschäftsführer unterstellt und in Eigenverantwortung u.a. für die Durchführung der folgenden Aufgabenfelder zuständig:

Gremienarbeit

  • Terminkoordination und Geschäftskorrespondenz für Vorstand und Geschäftsführung
  • Teilnahme sowie Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen (Versand von Einladungen, Abstimmen der Tagesordnung, Protokollführung, Einrichtung der Präsentationstechnik, Vorbereitung der Räumlichkeiten)
  • Erstellung des Wochenrückblicks für den Vorstand
  • Abrechnung der Aufwandsentschädigung für Ehrenämtler
  • Zuarbeit für die Referate und Fachausschüsse

Sekretariatsbereich

  • Pflege und Verwaltung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems
  • Pflege von Personendaten im CRM-System
  • Telefonzentrale (Erstentgegennahme und Weitervermittlung von telefonischen Anfragen)
  • Organisation der wöchentlichen Dienstberatung
  • Erstellen und Koordinierung von Dienstplänen für das Sekretariat und die studentischen Aushilfen
  • Verfassen von (Serien-)Briefen und Schriftstücken
  • Bearbeitung des Hauptemailpostfaches
  • Pflege des Posteingangs und Postausgangs
  • Planung und Abrechnung von Dienstreisen
  • Abstimmung mit externen Dienstleistern (IT-/Telekommunikationsanbieter, Caterer, Büroausstatter, Versicherungen, Facility Management)
  • Gästeempfang und -betreuung
  • nach Bedarf unterstützende Tätigkeit bei Veranstaltungen, Sitzungen und Seminaren

Unsere Anforderungen an Sie als Bewerber

  • eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Verwaltung oder vergleichbar
  • sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen
  • Praxiserfahrung als Assistenz – insbesondere auf Geschäftsführer- oder Vorstandsebene
  • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
  • sehr gutes Organisationstalent, Belastbarkeit, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
  • Erfahrungen in einem ehrenamtlich geprägten Umfeld sowie im Umgang mit politischen Institutionen sind von Vorteil, jedoch keine Bedingung

Wir bieten Ihnen

  • ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem motivierten Team
  • ein attraktives Gehalt, das sich am Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) orientiert
  • vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen des Tätigkeitsprofils
  • eine herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit

Sofern Sie Interesse an der interessanten und abwechslungsreichen Mitarbeit im Team der Geschäftsstelle der Ingenieurkammer Sachsen haben, erwarten wir Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis 31.01.2022 unter koschtial@ing-sn.de.

Bitte teilen Sie uns auch Ihre Gehaltsvorstellungen sowie Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin mit.

Ingenieurkammer Sachsen
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Geschäftsführer RA Nils Koschtial
Annenstraße 10
01067 Dresden